Держпраці шукає неоформлених працівників: Як підготуватися до перевірки?

Кінець року – це не лише час свят, підбиття підсумків і планування майбутнього, але й період, коли бізнес може отримати несподіваний "сюрприз" у вигляді перевірки від Держпраці. Що це означає для компанії? Потенційні штрафи, ризик втратити репутацію та, можливо, серйозні наслідки для діяльності. Тож як підготуватися і мінімізувати ризики?

Перевірки: чи варто їх очікувати?

Щороку до 1 грудня Держпраці оприлюднює Річний план перевірок, який можна знайти на професійних кадрових платформах. Перевірте цей список: якщо вашої компанії немає — це гарна новина. Але не поспішайте розслаблятися. Позапланові перевірки, які дозволені під час воєнного стану, можуть прийти до вас навіть без попередження. Підстав для таких інспектувань стає дедалі більше: скарги працівників, порушення правил безпеки чи виявлення неоформлених працівників можуть стати тригером для інспекції.

Також важливо пам’ятати, що повідомлення про планову перевірку надсилається за 10 днів до її початку. Тому радимо за місяць до ймовірної дати регулярно перевіряти пошту, електронну пошту та офіційний веб-сайт Держпраці.

Якщо ж ви побачили свою компанію в плані – час діяти! Підготовка до перевірки зараз допоможе уникнути великих проблем у майбутньому.

Чим загрожує перевірка?

Основна мета перевірок – забезпечити дотримання трудового законодавства. Але на практиці вони часто стають джерелом проблем для компаній. Ось що найчастіше перевіряють:

▪️ Приховані трудові відносини. Це головна зона ризику. Компанії можуть оштрафувати за:

• Неоформлених працівників;
• Виплату зарплат "в конвертах";
• Заниження офіційного робочого часу, тоді як працівники фактично працюють повний день або більше.

▪️ Цивільно-правові договори. Держпраця звертає увагу на частоту переукладання таких договорів, їхню тривалість і наявність актів виконаних робіт. Якщо договір ЦПХ фактично приховує трудові відносини – це штраф.

▪️ Строкові трудові договори. Їх укладання без підстав або багаторазові пролонгації виглядають підозріло.

▪️ Порушення у виплатах. Несвоєчасна виплата зарплати, некоректна оплата відпусток чи лікарняних, а також інші проблеми з нарахуваннями – усе це може стати підставою для штрафів.

▪️ Штатний розпис і локальні акти. Невідповідність назв посад, порушення пільг для чутливих категорій працівників (вагітні жінки, люди з інвалідністю) також входять до зони уваги перевіряючих.

▪️ Дискримінаційні вакансії. Якщо на сайті чи у соцмережах компанії є вакансії з ознаками дискримінації за віком, статтю чи іншими характеристиками, це також може стати підставою для штрафу.

Покроковий план підготовки

1. Проведіть аудит документації

Складіть чек-лист усіх документів, які можуть бути запитані під час перевірки. Основні пункти:

• Трудові договори;
• Табелі робочого часу;
• Нарахування заробітної плати, відомості про виплати;
• Локальні акти (колективний договір, правила внутрішнього розпорядку, посадові інструкції).

Перегляньте всю документацію, починаючи з моменту створення компанії. Законодавство не обмежує перевірки трьома роками, як прийнято думати, тому будь-який документ може бути запитаний.

1. Підготуйте працівників

Інспектор має право спілкуватися з будь-яким працівником. Проведіть роз’яснювальну роботу, поясніть, які запитання можуть виникнути та як на них відповідати. Уникайте паніки та плутанини. Працівники мають знати, що вони можуть відповідати лише в межах своїх посадових обов'язків.

1. Призначте відповідальних осіб

Юрист, HR або бухгалтер мають бути готовими до комунікації з інспекторами. Це допоможе уникнути хаосу і забезпечить професійний супровід перевірки. Заздалегідь повідомте керівника компанії, щоб уникнути його відсутності через відпустку чи відрядження під час перевірки. Якщо керівник не може бути присутнім, оформіть довіреність на уповноважену особу.

1. Перевірте сайти та соцмережі

Інспектори можуть звертати увагу на оголошення про вакансії. Переконайтеся, що в них немає дискримінаційних формулювань чи порушень. Наприклад, заборонено вказувати вимоги щодо статі чи віку, якщо це не обґрунтовано специфікою роботи.

1. Упорядкуйте приміщення

Перевірка може охоплювати всі приміщення компанії, включно зі складськими зонами. Забезпечте порядок і готовність до візиту. Уникайте присутності сторонніх осіб у приміщеннях компанії, які можуть викликати підозру як неоформлені працівники.

Права компанії під час перевірки

1. Перевірте службове посвідчення інспектора і направлення на перевірку. Без цих документів ви маєте право не допускати перевіряючого.
2. Надавайте тільки ті документи, які запитуються. Наприклад, якщо потрібна особова справа одного працівника, не потрібно надавати всі документи.
3. Ви маєте право надавати документи в останній день перевірки, щоб виграти час на виправлення можливих помилок.
4. Оскаржуйте результати перевірки, якщо виявлені порушення не відповідають дійсності. Подати зауваження до акту можна протягом трьох днів із моменту його підписання.

Що робити, якщо виявлені порушення?

Якщо інспектор виявив порушення, він складає акт і припис щодо їх усунення. Варто знати:

• Якщо ви усунете порушення у встановлений строк, штрафи під час воєнного стану не застосовуються.
• Уважно ознайомтеся з актом перед підписанням. Якщо ви не згодні з інформацією, подайте зауваження або додайте фразу: "З інформацією, викладеною в акті, не згоден. Зауваження будуть подані у встановленому законом порядку".
• Відмова від підписання акта не звільняє вас від відповідальності. Акт надішлють поштою, і відсутність підпису не вплине на подальші дії.

Емоційний аспект: неочікуваний подарунок під ялинку?

Кінець року зазвичай сповнений сюрпризів, але далеко не всі вони приємні. Планова перевірка Держпраці може стати саме таким "подаруночком під ялинку". Проте не варто впадати у відчай: підготовка до перевірки – це ваш шанс зустріти інспектора впевнено та без страху. Завчасна організація процесів допоможе уникнути паніки та забезпечить спокійний початок нового року.

Регулярний аудит – запорука безпеки

Систематична перевірка кадрової документації дозволяє уникнути проблем під час перевірок і знижує ризик штрафів. Плануйте внутрішні аудити хоча б раз на рік. Завчасна підготовка дасть змогу впевнено пройти перевірку та зберегти репутацію.

Готовність до перевірок – це не лише про виконання вимог закону, але й про захист вашого бізнесу від фінансових втрат і репутаційних ризиків. Дійте зараз, щоб уникнути неприємностей у майбутньому.